SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“PENGANTAR
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER”
Disusun
oleh:
Kelompok
2(dua)
1. Dwicky
Ramadhan 0211
13 001
2. Achmed
Sabarudin 0211 13 011
3. Sinta
Dianni 0211 13 032
4. Srinoinsa
Sihombing 0211 13 040
5. Sinta Budi Damayanti 0211 13 042
Dosen
: Chaidir, SE,. MM
UNIVERSITAS PAKUAN
FAKULTAS EKONOMI
2016
Jl.
Pakuan P.O BOX 452 BOGOR 16143 Telp. (0251) 314918
CONTOH
KASUS
SISTEM INFORMASI GIANT EKSPRES
Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi
untuk mengembangkan sistem lintas fungsi bisnis perusahaan terintegrasi, yang
mampu melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa
ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi
perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi
sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagi sumber daya informasi
dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan
hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
Teknologi sistem informasi yang digunakan Giant supermarket
khususnya berbasis komputer yang dihubungkan dengan internet. Komponen-komponen
yang terlibat di Giant Supermarket Pajajaran Bogor terdiri dari :
1.
Hardware
Perangkat hardware Giant Pajajran terdiri dari satu buah server,
modem, PC menggunakan system Point of Sales (POS), Bar Code, Optical
Scanner. Komputer utama sebagai server dihubungkan dengan
internet melalui telephone line untuk akses internet yang berfungsi
untuk menerima dan mengirimkan informasi dua arah antara Giant Pajajaran dengan
Giant Pusat. Dari server dihubungkan ke bank data komputer tempat
semua data baik data penjualan, persediaan, nama barang, harga barang dan data
lainnya berada.
2. Software
Dalam
pengoperasiannya software yang digunakan cukup sederhana.
3. Netware
Sistem
jaringan yang digunakan adalah LAN (Lokal Area Networks).
4. Dataware
Data yang digunakan adalah data penjualan barang, data
persediaan barang, nama barang, harga barang, data pegawai dan
sebagainya. Untuk data penjualan, barang yang dijual yang mempunyai bar
code kemudian ketika terjadi transaksi pembelian di kassa, bar code
diidentifikasi dengan menggunakan scanner optic untuk mengetahui
sekaligus mengakses data bank mengenai nama barang dan harga barang.
5. Humanware
Giant Pajajaran termasuk end user artinya pengguna
sistem informasi, programmer hanya terdapat di Giant pusat dan diperlukan
apabila terjadi kerusakan-kerusakan program. Semua pegawai di Giant
Pajajaran mengenal dan mengetahui serta familiar dengan sistem informasi yang
digunakan. Pihak manajemen mengharuskan semua pegawai untuk mengerti dan
mengetahui serta menggunakan operasi komputer sederhana yang digunakan dalam
kegiatan sehari-hari.
Bank data komputer terhubung dengan satu buah komputer untuk
informasi dan administrasi pegawai termasuk untuk absensi pegawai dan 6 buah point
of sales seperti tampak pada Gambar 1 di atas.
Sistem penyimpanan data (basis data) dimulai dengan proses input
data, data processing, dan output. Input data didapat dari hasil
transaksi penjualan di kassa antara pelanggan dengan kasir meliputi data
penjualan barang, nama barang yang dijual, harga barang dan stok barang yang
tersisa akan langsung terhitung. Proses penyimpanan data terjadi ketika kasir
memasukan input data-data tersebut kemudian mengeksekusinya. Data akan
langsung tersimpan secara otomatis di bank komputer. Output hasil
penjualan atau persediaan barang dapat dilihat di monitor komputer dan dapat
berupa hasil print out struck belanja. Untuk melihat bagaimana
proses pemasukan dan penyimpanan data yang terjadi di Giant Pajajaran
Penerapan Operating
Support System (OSS)
Ø Transaction Processing System (TPS)
TPS yang digunakan oleh Giant Ekspress. adalah Point of
Sale (POS) System. Barang-barang yang dibeli oleh konsumen dibayar
melalui Point Of Sale atau kasir dan pada saat itulah dilakukan pencatatan atas
transaksi yang sedang terjadi dengan menggunakan Axapta dan SAP, dimana data
yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam server.
Enterprise
Collaboration System (ECS)
Sebagai perusahaan ritel, Giant Ekspres. melakukan pembelian
dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang kegiatan usahanya.
Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu menentukan
kebutuhan, mencari penjual yang memiliki barang yang sesuai dengan kebutuhan
pembeli, penyelesaian harga dan syarat-syarat lainnya. Berutu (2008)
menyebutkan bahwa penentuan kebutuhan penjualan dilakukan dengan melihat
informasi pasar tentang produk-produk yang akan dijual. Kemudian Giant Ekspres.
melakukan kegiatan penjualan dengan menjual produk-produk yang ada di gerainya.
Produk yang dijual harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a.
Menjual barang komplit menurut lingkungan
b.
Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi pasar.
c.
Mengutamakan 1000 jenis barang yang laku
d.
Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing
Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada
di pusat distribusi Giant Ekpres yang berlokasi di Cibitung-Bekasi. Pusat
distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang berada di
pusat distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Proses
interaksi tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan kantor pusat
melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan
barang seperti yang tampak pada gambar di bawah ini:
Sebagai perusahaan ritel, Giant Supermarket Pajajaran
mengadakan interaksi tukar-menukar informasi dengan Giant pusat melalui
internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan
barang
Alur interaksi Giant Pajajaran, Giant Pusat, Gudang dan
Supplier selengkapnya dijelaskan sebagai berikut:
- Gerai
Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di CBD Bintaro, Tanggerang setiap
saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk
memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang
terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan
perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data
bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke
Kantor Pusat yang akan ditangani oleh team CPO (Centralize Procesing
Order) dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi
terjadi dalam dua arah yaitu pihak CPO di Kantor Pusat dan Gerai Cabang.
Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi
ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang.
- Kantor
Pusat berinteraksi dengan Distribution Center (DC), untuk memberi dan
menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap gerai
di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di
gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.
- Gerai
Cabang berinteraksi timbal balik dengan DC untuk memberi dan
menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke
Gerai Cabang.
- Giant
Supermarket Pajajaran berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot
Subroto Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah
toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai
jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis
barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul
dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server
yang selanjutnya dikirim ke Giant pusat dengan internet menggunakan telephone
line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Giant
Pajajaran ke Giant Pusat dan Giant Pusat ke Pajajaran. Informasi
yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun
informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Giant Pajajaran.
- Giant
Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang Giant, untuk memberi dan menerima
informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap toko Giant di
seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang
dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.
- Giant
Supermarket Pajajaran berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang Giant
untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang
perlu dikirim ke Giant Supermarket.
- Gerai
Cabang berinteraksi dengan pihak supplier, dengan memberikan daftar
barang yang akan dibeli (purchase order).
- Giant
Pusat mendapatkan informasi tagihan dari Supplier atas pengiriman
barang yang diperlukan atau dibeli oleh Giant Pajajaran.
- Supplier mengkomunikasikan perihal
pemesanan barang oleh Giant dengan memberikan informasi jadwal pengiriman
barang ke gudang milik Giant.
Sistem informasi yang terjadi antara Giant Pajajaran dan
Giant Pusat serta Gudang Giant menggunakan jaringan internet sedangkan sistem
informasi yang terjadi antara Giant Pusat dengan Supplier, Giant
Pajajaran dengan Supplier dan Gudang Giant dengan Supplier
menggunakan telepon.
Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor
Pusat serta Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi
yang terjadi antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan Supplier
dan Gudang dengan Supplier menggunakan jaringan internet.
Process
Control Systems (PCS)
Sistem informasi di Giant memungkinkan untuk melakukan
kontrol terhadap barang-barang di Giant dan juga harga-harga barang di Giant.
Setiap barang yang dibeli dan telah melewati point of sale di bagian
kasir akan dicatat sebagai barang yang keluar dan secara otomatis system akan
mengurangi persediaan dari barang tersebut yang ada di Giant. Proses kontrol
juga terjadi dalam pemberian bar code oleh karyawan terhadap
barang-barang di Giant. Pegawai akan melakukan proses kontrol ketika melakukan tagging
atau penempelan bar code pada barang-barang yang akan dijual.
Proses kontrol lainnya terjadi pada saat barang yang dibeli
oleh konsumen dibayar di kasir. Terlebih dahulu kasir akan mencocokan jenis
fisik barang dengan yang diinformasikan di komputer kasir baik menyangkut harga
ataupun nama barang. Proses kontrol dilakukan oleh kasir ketika terjadi
transaksi. Jika barang tersebut sesuai dengan yang diinformasikan oleh
komputer, proses transaksi akan terus berlanjut, tetapi jika tidak sesuai maka
proses transaksi akan dihentikan oleh kasir sementara dan akan disesuaikan
kembali berdasarkan informasi yang diperoleh dari basis data Giant di bagian
bank komputer yang terhubung langsung dari point of sales di kasir.
Setelah proses penyesuaian dan pelacakan informasi ulang dilakukan ketika
terjadi kesalahan, kemudian kegiatan transaksi dilanjutkan kembali berdasarkan
barang yang dibeli.
Dalam rangka mengatur inventori barang dagang agar dapat
memperkirakan besarnya persedian setiap barang yang dikelolanya dengan tepat.
PT. Hero Supermaket Tbk menggunakan Online Analytical Processing (OLAP)
untuk menganalisis data inventori. Aplikasi ini dibangun dalam lingkungan Microsoft
SQL Server ditujukan untuk membantu manajemen dalam memperoleh informasi
mengenai manajemen inventori yang dikelolanya. Aplikasi yang dibangun terdiri
dari tiga modul utama, yaitu modul untuk migrasi data sumber, modul penciptaan
data warehouse penjualan, dan modul pembuatan laporan. Modul migrasi
data berfungsi untuk memindahkan data penjualan yang disimpan dalam komputer
kasir ke dalam data warehouse yang ditempatkan dalam komputer server.
Modul penciptaan data warehouse berfungsi untuk
membangun model data multi-dimensi. Sedang modul pembuatan laporan dibangun
dengan memanfaatkan SQL Server Analysis Services, Microsoft Excel,
dan SQL Server Reporting Services untuk menampilkan informasi hasil
analisis. Dengan tersedianya aplikasi yang telah berhasil dibangun,
memungkinkan pihak manajemen untuk langsung melakukan pemesanan pembelian suatu
barang bilamana barang tersebut telah mencapai nilai persediaan minimumnya.
Selain itu, pergerakan inventori dari setiap barang yang dikelolanya dapat
digambarkan, sehingga bagian pembelian akan dapat memberikan perhatian khusus
pada barang yang tren penjualannya bergerak dengan cepat agar tidak sampai
kehabisan persediaan barang tersebut. Kemampuan aplikasi untuk menampilkan
daftar barang-barang yang dikategorikan tidak laku jual dapat menekan biaya
inventori yang dapat ditimbulkannya.
Management
Support System
Giant Ekspress
Ø Management Information System (MIS)
MIS yang diterapkan pada Giant Ekspres adalah dengan
penerapan sistem barcode dengan mobilecomputingbarcode pada
setiap item yang dijual dan akan terhubung dengan sistem scan komputer(barcode
scanner) yang dapat melacak barcode pada setiap item. Data-data barcode
setiap item yang ada akan segera diproses melalui komputer, sistem ini membantu
pada sistem pencatatan dan pendataan mengenai jumlah barang yang masuk dari
supplier dan data penjualan produk. Selanjutnya data tersebut akan diolah
melalui suatu sistem yang akan mengahasilkan output berupa data laporan berkala
mengenai barang masuk dari para supplier dan laporan penjualan berkala. Sistem
ini akan membantu pihak management melakukan analisis mengenai jumlah barang
yang laku terjual serta target penjualan berkala sudah tercapai atau belum.
Ø Decision Support System (DSS)
Giant Ekspress menggunakan sistem komputerisasi untuk sistem
supply chain management yang ada di setiap cabang. Seluruh item yang
masuk dan akan dijual akan diberi barcode untuk pendataan barang masuk
dan barang yang laku terjual. Hasil output berupa data data pelangga, data
produk, data gross profit, data transaksi, data inventori, data stock
on hand, data penjualan, informasi produk, data entry display danstatus
display. Laporan berkala ini akan dijadikan bahan analisis dalam Decision
Support System (DSS) para manajer cabang mengenai supply chain management
barang yang ada di Giant Ekspress. Data ini nantinya akan digunakan untuk
mengetahui barang mana yang tidak laku terjual, barang yang sangat laku terjual
dan dibutuhkan konsumen serta membantu manajer dalam menentukan jumlah stock
barang yang harus tersedia dan penentuan jadwal pengiriman barang dari para
supplier. Hal ini akan membantu para manajer cabang dalam menentukan pemecahan
dari berbagai masalah supply chain management.
Ø Executive Information System (EIS)
Sistem Informasi yang digunakan pada setiap cabang Giant
Ekspress akan tehubung kepada kantor pusat yang berada di Jakarta. Hasil output
data berupa laporan periodik penjualan, permintaan pasar, dan data lainnya akan
diterima oleh pihak manajer pusat melalui user (divisi IT). Penerapan sistem
informasi yang ada membantu para top management untuk dapat mengakses informasi
seperti ringkasan hasil olahan data serta grafik-grafik hasil dari data yang
telah diproses. Hal tersebut membantu para eksekutif untuk mengidentifikasi
informasi penting dari performa setiap cabang Giant Ekspress dan
membandingkan dengan performa para kompetitor dari industri sejenis serta
bereaksi dengan perubahan yang cepat dari kondisi bisnis.
Sistem
Informasi Giant Ekspress Padjajaran
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem
yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam
sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan
keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria
dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Dalam Sistem Penunjang Operasi, sistem pendukung operasi
adalah sistem komputer yang digunakan untuk menggambarkan proses pendukung
seperti memelihara jaringan, konfigurasi komponen jaringan, dan kesalahan
pengelolaan. Sistem pendukung bisnis biasanya mengacu pada “sistem usaha” yang
berurusan dengan pelanggan, mendukung proses seperti mengambil pesanan, pengolahan
tagihan, dan mengumpulkan pembayaran. Tujuan sistem pendukung operasi adalah
untuk mengefisienkan proses transaksi dalam bisnis, mengontrol dalam proses
industri, mendukung komunikasi untuk berkolaborasi dan update database.
Elemen/Komponen Sistem Informasi
Suatu
sistem terdiri dari sejumlah elemen/komponen yang saling berinteraksi, saling
bekerjasama membentuk suatu sistem kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem
juga memiliki subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem mempunyai
sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Berikut ini adalah
elemen/komponen dari sistem informasi manajemen:
Komponen
Sumberdaya Manusia
- Spesialis
- Pengguna
Komponen
Sumberdaya Perangkat Keras (Hardware)
- Mesin
- Media
Komponen
Sumberdaya Perangkat Lunak (Software)
- Program
- Prosedur
Komponen
Suberdaya Data
- Deskripsi Produk
- Customerrecords
- Data Pegawai
- Database inventaris
Komponen
Sumberdaya Jaringan
- Media Komunikasi
- Pemroses Komunikasi
- Aksesibilitas jaringan
- Perangkat lunak pengendali
Informasi
Produk
Manajemen pelaporan
Dokumen bisnis
Respon audio
Kertas label
Komponen
Sistem Informasi Giant Ekspress
Berikut
ini adalah identifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam sumberdaya
manusia, hardware, software, data, serta sumberdaya network dan produk
informasi dalam perancangan TI dan SI Giant Ekspress:
Sumberdaya
manusia
- Spesialis terdiri dari Operator
- Pengguna terdiri dari Karyawan,
Pelanggan, dan Manajemen
Sumberdaya
hardware dan jaringan
Mesin,
terdiri dari :
- Terminal POS
- Workstation Manager Kantor Cabang
- Mobile Computing Barcode
- Barcode Scanner PSC Magellan 2202
- Modem Robotic 56K
- BHT Handheld Terminal
- Printer EPSON LQ 2180
- Credit Card Reader
- Timbangan digital
- CPU+Monitor Zyrex
- Magnetic disc drives
- Network server
Media,
terdiri dari :
- Magnetic stripe
- Media komunikasi elektronik
- ATM Card
- Bar tags
- Kertas laporan
- Kertas laporan
- Dokumen laporan pengendalian
- Customer service electronic
- Magnetic disc drive
- LAN
- Kertas struk
- Sumberdaya software
Program,
terdiri dari :
- DBMS windows
- Program pemasukan data
- Pemrosesan penjualan
- NOS
- OLAP (Online Analytical
Processing)
- DBMS Microsoft SQL Server
- Analisis penjualan
- Oracle
- Sybase
- Program monitoring keamanan
Prosedur,
terdiri dari :
- Pemasukan data
- Transaksi penjualan
- Penggunaan dan distribusi
output
- Prosedur back up
- Prosedur pengendalian
- Prosedur koreksiSumberdaya data
- Data pelanggan
- Data produk
- Data transaksi
- Data inventori
- Data stock on hand
- Data penjualan
- Data gross profitInformasi
Produk
